{"id":2731,"date":"2019-03-18T14:01:47","date_gmt":"2019-03-18T18:01:47","guid":{"rendered":"http:\/\/wehoop.com\/?p=2731"},"modified":"2019-03-27T05:59:37","modified_gmt":"2019-03-27T09:59:37","slug":"comment-gerer-des-centaines-de-suivis-hebdomadaires-sans-rien-oublier","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wehoop.com\/en\/comment-gerer-des-centaines-de-suivis-hebdomadaires-sans-rien-oublier\/","title":{"rendered":"Comment g\u00e9rer des centaines de suivis hebdomadaires sans rien oublier?"},"content":{"rendered":"<p style=\"font-size:1.5em;\">Pour toutes organisations devant g\u00e9rer des centaines de suivis \u00e0 chaque semaine, cela repr\u00e9sente un d\u00e9fi de taille. C\u2019est d\u2019ailleurs l\u2019un de ceux qu\u2019a choisi de relever M. Daniel Par\u00e9, pr\u00e9sident-directeur g\u00e9n\u00e9ral du CISSS de Chaudi\u00e8re-Appalaches.<\/p>\n<p style=\"font-size:1.25em;\">Au printemps 2018, accompagn\u00e9 de gestionnaires, d&#8217;adjointes administratives et de professionnels de son organisation, M. Par\u00e9 collabore \u00e9troitement avec KIWI Technologies pour la conception d\u2019une solution qui doit r\u00e9pondre \u00e0 la r\u00e9alit\u00e9 quotidienne des \u00e9tablissements du r\u00e9seau de la sant\u00e9 du Qu\u00e9bec.<\/p>\n<p style=\"font-size:1.25em;\">L\u2019application de Gestion de la correspondance et des suivis (GCS) permet de diffuser de l\u2019information au personnel concern\u00e9 et de favoriser leur collaboration \u00e0 de multiple suivis au quotidien. GCS centralise l&#8217;information, notamment en conservant les courriels et les correspondances de l\u2019organisation, les t\u00e2ches assign\u00e9es ainsi que l\u2019historique des suivis.<\/p>\n<h2>Impacts et r\u00e9sultats du projet<\/h2>\n<p>Un des impacts positifs est que chacune des directions peut \u00eatre responsable d\u2019ajouter ses correspondances re\u00e7ues et d\u2019aviser les employ\u00e9s ou les directions concern\u00e9es. Cette solution, moderne et efficace, favorise grandement la gestion du courrier et des suivis en plus de faciliter la production de statistiques de m\u00eame que de rapports. Les rapports sont adapt\u00e9s aux besoins pour \u00e9viter la cr\u00e9ation et la gestion de syst\u00e8mes parall\u00e8les.<\/p>\n<p>Des p\u00e9riodes d\u2019\u00e9valuation de satisfaction sont r\u00e9alis\u00e9es aux trois mois afin de s\u2019assurer que l\u2019outil r\u00e9pond bien aux diff\u00e9rents besoins, notamment nous savons que le taux de satisfaction est de 88 %. De plus, 98 % des demandes de suivi ont \u00e9t\u00e9 compl\u00e9t\u00e9es dans les d\u00e9lais prescrits.<\/p>\n<p>Notons aussi que l&#8217;application GCS procure les b\u00e9n\u00e9fices suivants :<\/p>\n<ul>\n<li>Faire la bonne chose au bon moment;<\/li>\n<li>Assurer la r\u00e9alisation les t\u00e2ches et les suivis dans les d\u00e9lais;<\/li>\n<li>Mesurer l&#8217;avancement des suivis en temps r\u00e9el;<\/li>\n<li>Diminuer l\u2019envoi de courriels (doublons);<\/li>\n<li>Cr\u00e9er une m\u00e9moire organisationnelle.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cette application permet \u00e9galement de conserver les suivis des demandes adress\u00e9es \u00e0 nos partenaires, tels minist\u00e8res, universit\u00e9s, doyens, fournisseurs, organismes communautaires et autres. Lors de la r\u00e9ception de la r\u00e9ponse, un lien avec le suivi sera cr\u00e9\u00e9 automatiquement ce qui simplifie grandement notre ancienne fa\u00e7on de faire.<\/p>\n<div style=\"padding:25px 0; margin:0 10% 0 10%;\">[blockquote cite=&#8221;Adjointe de direction au CISSS de Chaudi\u00e8re-Appalaches&#8221; type=&#8221;center&#8221;]\u00c7a nous lib\u00e8re l&#8217;esprit! WEHOOP se souvient de tout et effectue les rappels au besoin.[\/blockquote]<\/div>\n<h2>S\u00e9curit\u00e9 de l&#8217;information<\/h2>\n<p>Au niveau de la s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019information et de la confidentialit\u00e9, cette application ne pourrait \u00eatre utilis\u00e9e sans tenir compte de ces volets. Elles sont primordiales pour sa r\u00e9ussite. Aucune perte de correspondances n\u2019a \u00e9t\u00e9 per\u00e7ue autant pour les suivis que pour les demandes de partenaires en provenance des secteurs public, priv\u00e9 et communautaire.<\/p>\n<p>Pour les correspondances confidentielles ou nominatives (usagers ou autres), une case sp\u00e9cifique \u00ab Diffusion restreinte \u00bb est disponible afin de limiter l\u2019acc\u00e8s et les risques de bris de confidentialit\u00e9.<\/p>\n<h2>\u00c0 propos du CISSS de Chaudi\u00e8re-Appalaches<\/h2>\n<p>Afin de bien appr\u00e9cier la complexit\u00e9 et les biens faits de l&#8217;application, il faut savoir que :<\/p>\n<ul>\n<li>Le CISSS-CA est un r\u00e9seau de services et de soins aux patients qui poursuit diff\u00e9rentes missions notamment la sant\u00e9 physique, mentale, publique et les services de premi\u00e8re ligne disponibles sur le territoire;<\/li>\n<li>Il compte 12 000 employ\u00e9s et 800 m\u00e9decins;<\/li>\n<li>Il offre des services sur un territoire de plus de 15 000 km2;<\/li>\n<li>Il est compos\u00e9 d\u2019une centaine d\u2019installations \u00e9tablies sur le territoire, dont 4 h\u00f4pitaux avec points de service d\u2019urgence, 23 centres locaux de services communautaires (CLSC), 31 centres d\u2019h\u00e9bergement de soins de longue dur\u00e9e (CHSLD), 2 groupes de m\u00e9decine de famille universitaire (GMF-U) affili\u00e9s \u00e0 l\u2019Universit\u00e9 Laval, 19 groupes de m\u00e9decine familiale (GMF), en plus de 49 cliniques m\u00e9dicales affili\u00e9es et 185 r\u00e9sidences pour personnes \u00e2g\u00e9es (RPA);<\/li>\n<li>La Direction g\u00e9n\u00e9rale re\u00e7oit plus de 500 courriels par semaine dont plus de la moiti\u00e9 doivent \u00eatre enregistr\u00e9s et qui requi\u00e8rent un suivi par les directions.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour toutes organisations devant g\u00e9rer des centaines de suivis \u00e0 chaque semaine, cela repr\u00e9sente un d\u00e9fi de taille. 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