TOUTES LES FONCTIONNALITÉS

Interface utilisateur

Une interface moderne et entièrement adaptative qui offre toutes ses fonctionnalités disponibles tant sur PC, tablettes numériques que téléphones intelligents.

• Interface actuelle et entièrement adaptative
• Fonctionnalités disponibles tant sur PC, tablettes numériques que téléphones intelligents
• Formulaire interactif offrant une navigation dynamique et de l’aide contextuelle
• Démarrer un processus pour le compte d’un autre utilisateur
• Démarrer un processus à partir d’un processus existant
• Démarrer un processus à partir d’un lien (URL)
• Transférer des processus à un collègue
• Réassigner des activités à un collègue
• Partager des processus et formulaire avec vos collègues (offre un accès en consultation)
• Gestion de la délégation via votre profil
• Gestion des absences
• Sommaire des activités en votre absence
• Notifications et rappels sont transmis par courriel
• Visualisation rapide des délais de traitement
• Visualisation rapide des prochaines activités du processus
• Possibilité de remplir automatiquement des champs du formulaire à partir des applications tierces ou des bases de données
• Possibilité d’apporter des modifications en lot
• Recherche simple ou avancée
• Interface et communication offertes en français et anglais
• Une visite guidée vous est proposée lors de la première connexion à WEHOOP et suite à la mise à jour à une nouvelle version
• Documentation disponible en français et anglais

Designer de formulaire interactif

Avec notre engin dynamique de rendu des formulaires, vous n’aurez jamais à vous soucier de la présentation des formulaires. WEHOOP s’en occupe pour vous.

• Engin dynamique de rendu des formulaires (vous n’aurez jamais à vous soucier de la présentation des formulaires, WEHOOP s’en charge)
• Supporte tous les types de champs (texte, zone de texte, date, sélection unique et multiple, fichier, etc.)
• Possibilité de restreindre les types de fichiers que l’on peut joindre à un formulaire (pdf, docx, xlsx, jpg, gif, mp4, etc.)
• Aide contextuelle disponible pour chacun des champs et permet de référer à des fichiers ou des pages web
• Possibilité d’insérer des étiquettes (badge) de couleur afin d’attirer l’attention
• Possibilité de regrouper des champs afin de constituer un bloc d’entrées répétitives (sous forme de tableaux dynamiques)
• Possibilité d’imprimer le formulaire vierge
• Possibilité de regrouper les champs dans des sections
• Outils complets de validation de champs
• Champs obligatoires (jamais, toujours ou selon condition)
• Masquer un champ selon une condition
• Gestion de la numérotation
• Gestion de l’archive des documents
• Les fonctionnalités de conceptions sont disponibles à un nombre illimité d’utilisateurs

Designer de processus (workflow)

WEHOOP permet la conception de processus simples et complexes (activités simultanées, sous-processus et activité automatisée).

• Interface de conception de processus
• Possibilité de définir des instructions pour chacune des activités
• Gestion des pauses, échéances et rappels
• Sélecteur d’acteur hyper puissant permettant de spécifier la personne assignée à une activité (supérieur immédiat, groupe, département, responsable d’une activité du processus, responsable de la dernière activité, opérateurs union, intersection et différence)
• Descripteur de notifications dynamiques, c.-à-d. permettant de substituer dynamiquement le contenu de la notification par des données du formulaire et de gérer le moment de son envoi
• Gestion des notifications dans la langue de l’utilisateur lorsque WEHOOP est déployé dans plus d’une langue
• La conception des processus s’effectue directement dans votre navigateur à l’aide de composantes drag-and-drop

Administration des processus

Avec WEHOOP, vous demeurerez en contrôle de vos processus dès sa conception, en passant par sa diffusion (activation), son exécution et sa révision.

• Création instantanée d’un nouveau processus à partir d’un processus existant
• Gestion de flux de travail supportant différents niveaux de validation et d’approbation en fonction du plan d’organisation
• Gestion des délais, des retards et des pauses
• Gestion des absences et des remplacements
• Démarrer un processus via un courriel
• Démarrer un processus via un autre processus
• Gestion des versions de processus (en conception, active, en révision, inactive)
• Activation d’un nouveau processus ou d’une révision en un seul clic
• Possibilité d’aviser automatiquement la disponibilité d’un nouveau processus
• Validation quotidienne des processus
• Redirection assistée suite à une erreur d’aiguillage
• Notification envoyée au responsable du processus en erreur et désactivation automatique de celui-ci
• Import/export de la définition des processus

Traçabilité

Tout savoir. Tout voir. Ne rien oublier.

• Journalise l’ensemble des actions posées (date, action, utilisateur)
• Offre une présentation visuelle de l’historique des actions posées

Pages

Les Pages vous permettent d’intégrer, de façon simple et rapide, des nouvelles, des publications, des procédures et règlements à vos espace. Avec WEHOOP, vous pourrez associer une catégorie, gérer la période de publication ainsi que l’accès à l’information.

• Supporte un nombre illimité de pages et de catégories
• Rédaction des contenus via un éditeur visuel
• Permet de limiter la disponibilité du contenu à un groupe
• Propose quatre (4) différents statuts soit Brouillon, En attente, Publiée et Expirée
• Offre une gestion de la période de publication
• Possibilité d’y joindre des fichiers

Sécurité et gestion des utilisateurs

La plateforme WEHOOP offre une sécurité de niveau entreprise. Elle offre une sécurité granulaire qui s’applique à différents niveaux : authentification, espace, vue, processus, formulaire, section et champs. Selon sa configuration, elle s’adapte à de petites et moyennes entreprises tout aussi bien qu’aux grandes organisations avec des milliers d’employés.

• Gestion des utilisateurs au moyen d’une intégration avec votre répertoire d’entreprise (AzureAD, OAuth, etc.)
• Gestion des utilisateurs directement avec WEHOOP (2FA et gestion de mot de passe gérées par WEHOOP)
• Profil utilisateur présentant informations, photo, groupes auxquels il est associé, etc.)
• Gestion des groupes (responsable et membres)
• Gestion des départements (gestionnaire, gestionnaire-adjoint, adjoint(e) administratif(ve), employé, niveau hiérarchique et centre d’activité)
• Gestion du plan d’organisation (structure hiérarchique des départements)
• Gestion des absences permet d’assurer la continuité des opérations en cas d’absence ou départ d’un employé

Profil utilisateur

Chaque utilisateur est responsable de l’actualisation de son profil. C’est simple et efficace.

• Contient plusieurs informations réutilisables par des processus et formulaires (coordonnées, préférences, etc.)
• Association d’une photo au profil de l’utilisateur
• Affiche le(s) département(s) où travaille l’employé lorsque WEHOOP est configuré pour gérer un plan d’organisation
• Affiche les groupes de l’utilisateur
• Possibilité de forcer la mise à jour du profil de l’utilisateur lors de la prochaine connexion

Ressources partagées et réutilisation

La réutilisation est au coeur de WEHOOP et vous permet de réduire le temps consacré à la conception et améliore la qualité de vos processus. Nous avons regroupé tous ces éléments à un même endroit.

• Espace
  Un espace c’est comme une page d’accueil ou un portail. Il permet de regrouper des utilisateurs qui ont les mêmes responsabilités ou besoins en leur offrant une page, une navigation et de l’information propre au contexte. Il offre sa propre navigation (Bouton Espaces menu situé à la gauche de l’écran) ainsi que des Widgets présentant de l’information sous différentes formes. Chaque espace est sécurisé afin d’être disponible uniquement aux personnes concernées.
• Widget
  Les widgets sont des blocs visuels présentant de l’information sous diverses formes : Liste, tableau, graphes ou indicateurs. Plusieurs widgets peuvent figurer dans un même espace.
• Une liste peut contenir des valeurs texte ou référer à des utilisateurs.
  Exemples: Type de congé, Syndicats, titres d’emploi, lieux, etc.
• Apples d’API et requêtes SQL
• Vues personnalisées
  Le descripteur de vue permet de présenter vos données en format colonnes, liste et calendrier sans aucune programmation.

Environnement de simulation

C’est ici que tout débute. Vous pourrez y assembler vos solutions, tester des idées et profiter d’un environnement complet de simulation qui vous permettra de réussir du premier coup!

• Permet la conception, révision de processus et formulaires
• Une équipe de simulation est déterminée pour chaque processus permettant à ses membres de simuler chacune des activités du processus au nom du responsable réel
• Possibilité de dupliquer un processus afin de simuler rapidement différents scénarios d’essais

Intégration

WEHOOP s’intègre avec les systèmes en place. ERP, CRM, systèmes financiers ou rh, applications maison, peut importe où se trouve vos données, WEHOOP peut s’y connecter.

• Intégration avec votre annuaire d’entreprise (AzureAD et OAuth) pour la gestion des utilisateurs
• Authentification à deux facteurs (2FA)
• Intégration aux bases de données via la configuration de SQL (sans programmation)
• Intégration avec vos systèmes via des appels d’API REST

Statistiques et rapports

WEHOOP vous offre la possibilité de générer des rapports et des statistiques selon vos besoins. Générer des rapports en format pdf ou Excel. De plus, WEHOOP met à votre disposition un puissant engin de production de données statistiques auquel est jumelé des graphiques percutants qui vous permettront de parcourir vos données et identifier rapidement l’information recherchée.

• Générateur de statistiques par configuration (sans programmation)
• Générateur de rapports Excel par configuration (sans programmation)
• Les rapports peuvent être planifiés à fréquence donnée (journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, le 1er du mois, etc.)
• Les rapports sont sécurisés et stockés dans WEHOOP

Exportation des données

• Importation et exportation des processus
• Exportation vers Excel du contenu d’une vue
• Exportation vers Excel du contenu d’un formulaire

Archivage

• Règles globales d’archivage des documents (statut actif, semi-actif et détruit)
• Ces règles peuvent être configurée spécifiquement pour chacun des processus

Administration et support

• Un Espace support permet la gestion des utilisateurs, groupes et du plan d’organisation (départements)
• Un Espace administration permet l’accès aux paramètres ainsi qu’aux statistiques d’utilisations et au bilan de santé du serveur incluant l’évolution de l’espace disque
• Gestion d’erreurs intégrée à WEHOOP permettant d’aviser l’utilisateur lorsque survient une anomalie de fonctionnement et prévient automatiquement le responsable qualité